辦公自動(dòng)化曾經(jīng)是國(guó)人美麗的夢(mèng)想。十多年前的辦公自動(dòng)化就是指辦公室能有一個(gè)會(huì)打字的女性能把領(lǐng)導(dǎo)安排的文件和報(bào)表或者是通知什么的，在計(jì)算機(jī)上打印出來(lái)，漂亮整潔的發(fā)到大家手中，要么就貼在辦公室的墻上。再后來(lái)，人們利用計(jì)算機(jī)來(lái)發(fā)工資，進(jìn)行一些比較簡(jiǎn)單的人事、成績(jī)或檔案管理。但是，人們都知道，著并不是現(xiàn)代意義上的辦公自動(dòng)化。迄今為止，辦公自動(dòng)化已成為非常活躍的一個(gè)領(lǐng)域，尤其近幾年，國(guó)內(nèi)外相繼出現(xiàn)的大型辦公樓、銀行、航空站、高級(jí)賓館、港口等智能建筑，更加需要并刺激著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，其核心是“智能”性。
　　內(nèi)涵與外延
　　辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用現(xiàn)代技術(shù)的最新成果,借助先進(jìn)的辦公設(shè)備,實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)科學(xué)化,自動(dòng)化.其目的是最大限度的提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量,改善辦公環(huán)境和條件,輔助決策,減少或避免各種差錯(cuò)和弊端,縮短辦公處理周期,并用科學(xué)的管理方法,借助于各種先進(jìn)技術(shù),提高管理和決策的科學(xué)化水平,從而實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)自動(dòng)化.辦公自動(dòng)化除了涉及許多科學(xué)和技術(shù),還涉及人的因素,即許多管理方面的問(wèn)題,因此就不可避免的與管理信息系統(tǒng)(MIS,ManagementInformationSystem),決策支持系統(tǒng)(DSS,DecisionSupportSystem)之間存在著既密切聯(lián)系,又基本獨(dú)立的關(guān)系.
　　辦公自動(dòng)化帶來(lái)的好處:
　　傳統(tǒng)的辦公活動(dòng)中所要處理的辦公事物有以下幾個(gè)方面：
　　1． 文件閱讀、文件批示、文件處理文件存檔等，這一類(lèi)可歸納為書(shū)面信息的接受與處理。
　　2． 草擬文件、制定計(jì)劃、起草報(bào)告、編制報(bào)表、整理資料、記錄、拍照、文件打印等，這一類(lèi)可歸納為樹(shù)苗信息的生成與處理。
　　3． 文件收發(fā)、保存、復(fù)制、檢索、電報(bào)、電傳、傳真等，這一類(lèi)可歸納為樹(shù)苗信息的傳遞與處理。
　　4． 會(huì)議、匯報(bào)、報(bào)告、討論、命令、指示談話(huà)等，這一類(lèi)可歸納為口頭信息的傳遞與處理。
　　在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)代替了筆和紙，辦公人員能迅速的錄入，方便的修改，并打印出樣式美觀的文件，對(duì)于需要大量統(tǒng)計(jì)報(bào)表的部門(mén)，計(jì)算機(jī)中的電子報(bào)表可以減輕計(jì)算與統(tǒng)計(jì)的工作量，大大提高了速度和準(zhǔn)確率，使統(tǒng)計(jì)報(bào)表規(guī)范化，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，可使各職能部門(mén)的數(shù)據(jù)互相關(guān)聯(lián)，互相共享，便于快速聯(lián)機(jī)查詢(xún)，顯著提高業(yè)務(wù)處理及分析的效率，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?qū)⒏黝?lèi)分析數(shù)據(jù)和預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)發(fā)送各業(yè)務(wù)部門(mén)。業(yè)務(wù)部門(mén)據(jù)此分析問(wèn)題，把微觀和宏觀結(jié)合起來(lái)，改變了傳統(tǒng)的定性決策方法。
　　兩種模式
　　1.事物型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(見(jiàn)圖一)
　　.事物型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是為處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。它由計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備、基本辦公設(shè)備、簡(jiǎn)單通信設(shè)備和處理事物的數(shù)據(jù)庫(kù)組成。
　　2.管理型辦公系統(tǒng)(見(jiàn)圖二)
　　管理型辦公系統(tǒng)是把事物型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫(kù)）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。管理辦公系統(tǒng)各個(gè)部門(mén)之間有較強(qiáng)的通信能力，可方便實(shí)現(xiàn)本部門(mén)微機(jī)網(wǎng)之間或者與遠(yuǎn)程網(wǎng)之間的通信，其結(jié)構(gòu)模型有3種：三級(jí)網(wǎng)絡(luò)模型、寬頻帶網(wǎng)和程控交換機(jī)通信網(wǎng)模型。
　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)信息流管理
　　信息管理工作就是負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制該機(jī)構(gòu)所用信息的、收集、加工、存儲(chǔ)、復(fù)制、分配，直到銷(xiāo)毀的整個(gè)過(guò)程。（見(jiàn)下圖）
　　圖表說(shuō)明：
　　信息的載體主要有數(shù)據(jù)、文本、聲音、圖形和圖象。
　　（1）數(shù)據(jù)：一般指各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、計(jì)算數(shù)據(jù)、報(bào)表數(shù)據(jù)和各種原始數(shù)據(jù)等。
　　（2）文本：常指用各種語(yǔ)言文字所表示的文件公文、信件、電報(bào)和報(bào)告等。
　　（3）語(yǔ)音：一般指用語(yǔ)音形式表達(dá)的各種信息。
　　（4）圖形：常指靜態(tài)的圖形。
　　（5）圖象：一般指動(dòng)態(tài)的圖形。
　　信息生成和輸入
　　信息生成和輸入是信息處理系統(tǒng)的入口點(diǎn)。輸入又分為原始輸入和非原始輸入兩大類(lèi)。
　　原始輸入又可分為3大類(lèi)：
　　（1） 語(yǔ)音輸入
　　語(yǔ)音輸入包括錄音和語(yǔ)音識(shí)別
　　以后的錄音使人和計(jì)算機(jī)之間能夠通過(guò)聲音進(jìn)行“對(duì)話(huà)”，這是一種全新的輸入方式。從符號(hào)輸入設(shè)備到語(yǔ)音識(shí)別設(shè)備的發(fā)展，是人機(jī)對(duì)話(huà)的新飛躍。
　　（2） 鍵盤(pán)輸入
　　（3） 圖象輸入
　　其辦法大致有兩種：一種是用光符識(shí)別技術(shù)進(jìn)行掃描，第二種是向計(jì)算機(jī)輸入縮微膠卷。
　　發(fā)展前景
　　隨著智能建筑的增多，越來(lái)越需要建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化自然也不能停留在原來(lái)的水平上，要不斷的向前發(fā)展。將來(lái)的辦公室一定要一改當(dāng)前我國(guó)辦公自動(dòng)化水平不高的現(xiàn)狀，成為高度計(jì)算機(jī)化的綜合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，也就是說(shuō)在信息周期的輸入和生成、處理和復(fù)制、存儲(chǔ)和檢索、傳輸和分發(fā)、存檔和銷(xiāo)毀等幾個(gè)階段中，都有處理具體任務(wù)的系統(tǒng)。
　　1．兩種辦公室
　　（1） 綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)
　　能提供一組辦公室功能的系統(tǒng)，其功能包括電子郵件、信息分發(fā)和管理功能。能操縱這種系統(tǒng)的人不只限于秘書(shū)。辦事員、秘書(shū)、管理職員、專(zhuān)業(yè)人員、管理干部和行政領(lǐng)導(dǎo)等一般業(yè)務(wù)人員都能操縱這種系統(tǒng)。
　　（2） 信息處理系統(tǒng)
　　它使任何層次的工作人員都能在必要的保密性范圍內(nèi)自由的訪(fǎng)問(wèn)各種類(lèi)型的數(shù)據(jù)。這種可訪(fǎng)問(wèn)性是采用新型的接口和使用方便的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，不需打字技巧或嚴(yán)格的訓(xùn)練，使用很方便，所以將廣泛用于所有的事物環(huán)境中。
　　2．未來(lái)的輸入技術(shù)
　　（1） 聲音鑒別
　　計(jì)算機(jī)能將說(shuō)話(huà)者的語(yǔ)音信號(hào)進(jìn)行識(shí)別，并將其轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的文字信號(hào)。
　　（2） 聲音回答
　　計(jì)算機(jī)將要回答的內(nèi)容（文本信息）合成出相應(yīng)的話(huà)音，并將其輸出給需要該信息的人。
　　（3） 語(yǔ)言翻譯
　　系統(tǒng)能夠?qū)⒁环N語(yǔ)言翻譯成另外一種語(yǔ)言以及把口語(yǔ)翻譯成文本信息。
　　（4） 光符識(shí)別技術(shù)
　　光符識(shí)別能夠?qū)⒂脩?hù)希望閱讀的紙上的文字進(jìn)行識(shí)別并在計(jì)算機(jī)中以文本方式存儲(chǔ)。
　　3．關(guān)于無(wú)紙辦公
　　首先秘書(shū)起草文件，直接由鍵盤(pán)錄入計(jì)算機(jī)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳給領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)在計(jì)算機(jī)屏幕上審查，用電子筆直接在屏幕上圈閱修改，再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)會(huì)傳給秘書(shū)，秘書(shū)再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文字的編輯修改，直到領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意為止。此后，就可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳給管理文件的部門(mén)做成文處理。最后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)下發(fā)到各個(gè)單位。實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公。