[內容提要]文章主要以區(qū)城市建設檔案館為例闡述了基層城市建設檔案管理工作的基本情況及存在的主要問題、原因分析及加強基層城建檔案管理工作的建議等。
　　[關鍵詞]城建檔案；主要問題；規(guī)范管理
　　
　　城建檔案是城市規(guī)劃、建設、管理活動的真實記錄，也是城市建設水平的反映和概括，在征用土地、房地產權、城市防災抗災、戰(zhàn)爭破壞后恢復等方面發(fā)揮著重要的作用。城市建設檔案源于日新月異的城市建設，具有很高的科技含量，與直接、現(xiàn)實的生產力、經濟效益和社會效益聯(lián)系密切。雖然城建檔案的收集、保管和利用受到一系列的法律法規(guī)所約束和保護，但在實施過程中仍有不少制約因素，影響了城建檔案事業(yè)的健康發(fā)展。因此，研究和探討如何規(guī)范、提高城市檔案管理是落實科學發(fā)展觀、加快城市現(xiàn)代化建設、促進社會經濟發(fā)展的重要工作。下面筆者結合具體的區(qū)城市建設檔案管理工作進行分析和探討。
　　一、我區(qū)城市建設檔案工作的基本情況及存在的主要問題
　　我區(qū)城建檔案館成立于上世紀九十年代，經過多年的發(fā)展，現(xiàn)共有館藏資料59266卷，檔案館庫總面積約為300平方米。在上級行政主管部門的正確領導下，我區(qū)城建檔案工作在城市規(guī)劃、建設、管理乃至社會、經濟建設中發(fā)揮了較好的作用。特別是近年來，區(qū)級城建檔案工作在區(qū)規(guī)劃局領導的高度重視和關心下，體制機制進一步健全，經費投入進一步增加，配套設施進一步完善，隊伍建設進一步加強，工作力度進一步加大，各項工作有序推進，成效明顯。
　　與此同時，我們也清醒地看到，我區(qū)城建檔案工作與城鄉(xiāng)建設事業(yè)及社會發(fā)展的要求相比仍然存在不小差距，還有不少困難和問題亟待解決。目前，我區(qū)城建檔案工作存在的主要問題可歸納為以下幾點：
　　（一）重建設輕建檔的問題較嚴重。隨著我區(qū)各項事業(yè)的迅速發(fā)展，中心城區(qū)和各鎮(zhèn)城區(qū)的城市面貌也發(fā)生了顯著變化，尤其是中心城區(qū)的城市建設取得了令人注目的成就。但我區(qū)的城建檔案工作重建設輕建檔的問題較為嚴重，與迅速發(fā)展的建設事業(yè)極不協(xié)調。主要表現(xiàn)在：一是各級領導對城建檔案工作重視還普遍不夠，只注重施工進度，不關心竣工資料的收集歸檔，沒有把檔案的收集、整理工作納入正常工作中，造成重要的資料散失。二是社會公眾對城建檔案的意識也不強，甚至有工程建設各方業(yè)主也認為城建檔案沒必要抓得這么緊，不能主動配合城建檔案工作機構做好相關工作，有的甚至鉆制度不健全或執(zhí)行不利的漏洞，將工程文件材料把持不歸檔，嚴重損害工程檔案歸檔保管工作，對順利開展城建檔案管理工作造成了一定影響。
　　（二）城市建設各類檔案入檔率極低。區(qū)檔案館現(xiàn)有館藏檔案不能全面準確反映多年來迅速發(fā)展的建設成果。部分鎮(zhèn)區(qū)的規(guī)劃建設部門沒有接收本轄區(qū)內建設工程的竣工檔案，致使各類檔案入檔率極低，造成了難以彌補的損失。
　　（四）入庫檔案門類不全。現(xiàn)有的館藏檔案沒有嚴格按1984年城鄉(xiāng)建設環(huán)境保護部辦公廳印發(fā)《城市建設檔案分類大綱》規(guī)定的18大類、102個屬類組織收集檔案入館庫，且基本為民用工程建筑類。其他如市政公用基礎設施檔案、聲像檔案等基本空缺。特別是供水、供電、通訊等城市生命線工程檔案的缺失將會對我區(qū)市政公用設施項目的建設、維修、養(yǎng)護以及搶險救災工作決策的經濟、科學、合理的順利實施造成一定難度。
　　（五）檔案管理工作不規(guī)范，進館案卷質量較差。因長期以來檔案的收集傾向于關注建設工程檔案，忽略了對系統(tǒng)內本單位形成的業(yè)務審批等城建檔案的收集，無意中造成了部分珍貴檔案的遺失；城建檔案工作流程、操作程序、各種標準把握不準確，理解有偏差，具體工作中常出現(xiàn)各地做法不一的情況；聲像檔案工作仍然處在較低層次；信息化建設進展緩慢，檔案管理大多還停留在手工操作，如最基本的檔案目錄管理，也未完全實現(xiàn)計算機管理；地下管線檔案幾乎是空白。
　　（六）檔案利用效益不明顯。我區(qū)城建檔案的開發(fā)與利用工作仍處在低層次、低水平。一是管理方法不夠科學，利用不夠方便快捷，存在報建地址與實際門牌地址不能相對應而導致查閱困難或查找不到的情況；二是設施不齊全。各鎮(zhèn)（街道）城建檔案工作人員的辦公條件普遍較差。檔案工作所需的電腦、照相機、攝像機、復印機等基本設備缺乏；檔案保護所必需的空調、吸濕機、消毒機等設備配備不全。設備、設施的缺少，使有些工作只能以原始的手工方式來完成，不僅效率低，而且質量難以保證，工作開展受到不少制約。
　　二、對區(qū)城建檔案工作存在問題的原因分析
　　產生上述問題的原因是多方面的，有客觀的有主觀的，有內因也有外因。簡單歸納主要有以下幾方面：
　　（一）城建檔案管理制度不健全。有關檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全。有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴；有的落實不到位，沒有必要的措施和辦法加以監(jiān)督制約。如檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時而有之；有的還存在私自在檔案上涂改文字或數據的現(xiàn)象，這樣嚴重損害了城建檔案的真實性和利用價值。
　　（二）對城建檔案隊伍建設不夠重視。我區(qū)屬下各鎮(zhèn)（街道）規(guī)劃建設辦公室一般只有1名兼職的業(yè)務人員，而城建檔案員絕大多數為文書檔案員兼職。由于人手不夠，造成城建檔案工作的不少內容無法開展或開展得不順利。如城建檔案驗收作為一種行政執(zhí)法行為，必須有兩人以上才能實施；業(yè)務指導、對外服務、檔案保管利用等業(yè)務都需要有足夠的人員才能開展。
　　（三）社會宣傳力度不夠。城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案工作離不開全社會的了解、理解和支持，而這一切首先需要我們主動、積極地對內、對外宣傳。就目前情況而言，城建檔案工作不僅系統(tǒng)內部許多人員不太了解、理解，社會人員更是知之甚少。相當多的人不知道城建檔案館這一機構的存在，不了解檔案工作的情況，不懂得利用檔案。
　　（四）城建檔案管理現(xiàn)代化進程緩慢。現(xiàn)代化管理檔案喊了許多年，但是，大多數檔案館（室）的現(xiàn)代化管理只停留在案卷級、文件級條目的數據庫上。一方面的原因是沒有現(xiàn)代化的管理模式可以借鑒，另一方面也是由于城建檔案管理工作中軟件的缺失所造成的。
　　三、對加強我區(qū)城建檔案工作的幾點建議
　　做好城建檔案工作的關鍵是應把城建檔案工作看成是整個城市建設的一個重要組成部分。同樣，一項工程建設也應把工程資料的歸檔看成是整個工程的一個重要環(huán)節(jié)，為日后的城市管理查閱利用做好準備。因此，區(qū)城建檔案工作應該著重抓以下幾點：
　　（一）充分認識城建檔案工作的重要意義，加強領導和管理。要充分認識做好城建檔案工作對城市建設發(fā)展的重要意義，增強緊迫感和責任感。要切實加強管理，認真做好建設工程檔案的收集歸檔編研和利用工作。要加大財力人力，完善城建檔案機構建設，配備專、兼職檔案工作人員；要搞好宣傳協(xié)調，爭取各方面支持，保障城建檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。
　　（二）建立健全城建檔案管理制度，依法加強城建檔案建設。
　　深入貫徹實施《中華人民共和國檔案法》《建筑法》、《建設工程質量管理條例》和《城市建設檔案管理辦法》等，加強檔案法制建設，建立健全城建檔案各項規(guī)章制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；認真開展檔案執(zhí)法監(jiān)督工作，嚴肅查處檔案違法案件，使檢查工作形成制度化；切實加強檔案工作的日常監(jiān)督，促使檔案工作納入正常發(fā)展軌道。
　　（三）改變工作方式，嚴格按城建檔案分類大綱收集檔案。
　　一方面積極與建管部門配合，參與工程竣工備案審查，把好歸檔資料審查關；另一方面要主動深入各建設、施工單位指導各類檔案的整理，從源頭上把關；第三要嚴格按建設部頒布的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》及《建設工程分類大綱》規(guī)定的綜合、勘測、規(guī)劃、建設管理、市政工程、公用設施、交通運輸、工業(yè)建筑、民用建筑、名勝古跡、園林綠化、環(huán)境保護、城市建設科學研究、縣村鎮(zhèn)建設、人防與軍事工程、水利、防災、工程設計、地下管線、聲像等十八個大類、102個屬類的要求，認真細致地健全本區(qū)城建檔案工作收集目錄與大綱，嚴格確保一切進館資料符合規(guī)范要求。尤其要重視規(guī)劃、市政、公用、小城鎮(zhèn)、地下管線、聲像類等城市建設管理的基礎性、生命線工程檔案、發(fā)展聲像檔案庫的建設。
　　（四）加強檔案資源建設。大力開展城建檔案的接收、收集和征集工作，進一步豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結構。加大重點工程檔案、城市基礎設施檔案、城市地下管線工程檔案、建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案的收集力度，提高數字（電子）檔案、聲像檔案、模型等的比重。配合社會主義新農村建設，加強各鎮(zhèn)建設檔案的收集工作。
　　（五）加強城建檔案信息化建設。一是加強檔案數字化建設。進一步完善館藏檔案目錄數據庫建設，實現(xiàn)館藏檔案檢索計算機化，提高查閱利用的效率效益。二是加強檔案內部網絡管理。建立城建檔案基本信息數據庫和專業(yè)信息數據庫，進行全方位、多層次、技術先進的城建檔案信息化管理，實現(xiàn)資源共享。并逐步建立城建、房產、公用事業(yè)等檔案目錄數據庫的網絡鏈接，在目錄查詢上實現(xiàn)資源的互通和共享。三是加強檔案網頁建設，充分利用網絡工具，宣傳城建檔案工作，傳遞信息，公布資料，交流經驗。四是加強電子檔案管理。及時接收保存現(xiàn)行電子文件和電子檔案，實施文檔一體化管理。五是加強聲像檔案管理。加大經費投入，購置聲像設備，對重點工程建設和城市重大活動等進行跟蹤拍攝，緊扣城市中心工作，編輯專題片、畫冊等。
　　（六）加強業(yè)務知識培訓和學習，提高工作人員的業(yè)務水平。采取靈活多樣的形式不定期組織全區(qū)有關城建檔案工作的人員進行業(yè)務培訓，開辦關于城建檔案基礎知識、實用技術、上崗技能、業(yè)務管理、開發(fā)利用和新型知識等方面的專題培訓，以開闊檔案業(yè)務人員的思想和視野，適應和跟上國家、省和市城建檔案發(fā)展和工作要求，提高我區(qū)城建檔案收集、整理、編制、開發(fā)和利用的業(yè)務水平，促進城建檔案事業(yè)的發(fā)展，提高城建檔案的查閱利用效益，為區(qū)的城市建設中提供基礎檔案信息。
　　目前，城建檔案管理工作雖然存在諸多的問題，面臨諸多的困難，但是只要我們以創(chuàng)新的思維，現(xiàn)代的管理觀念，優(yōu)化的服務方式，豐富的服務內容，城建檔案工作一定能夠迎來一個燦爛輝煌的明天。
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