本文選自核心級期刊《檔案》，《檔案》雜志由甘肅省檔案局(館)、甘肅省檔案學(xué)會主辦,1979年創(chuàng)刊,國內(nèi)外公開發(fā)行,為全國中文(檔案學(xué))核心期刊、甘肅省一級期刊。《檔案》雜志 的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經(jīng)驗、啟迪思想、指導(dǎo)工作”。本刊銳意創(chuàng)新，傳遞檔案信息，扶持學(xué)術(shù)新秀，廣納百家直言，博采眾說之長，開展學(xué)術(shù)探討，反映 工作動態(tài)，努力成為檔案工作者的知音，文秘工作者的益友，史料研究者的助手。本刊長期堅持“立足甘肅，面向全國”的辦刊風(fēng)格，突出學(xué)術(shù)性、史料性、文化 性、可讀性，視角新穎獨特，內(nèi)容雅俗共賞，既面向檔案學(xué)人、文檔工作者，更面向社會大眾，國際、國內(nèi)公開發(fā)行，歡迎訂閱并賜稿。

　　摘要：建設(shè)工程監(jiān)理文件的齊全、完整、準(zhǔn)確是反映建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制的重要憑據(jù)。

　　關(guān)鍵詞：建設(shè)工程,監(jiān)理,文件,歸檔

　　建設(shè)工程監(jiān)理是指具監(jiān)理單位受項目法人的委托，依據(jù)國家有關(guān)工程項目建設(shè)文件、有關(guān)工程建設(shè)的法律法規(guī)和工程建設(shè)監(jiān)理合同及其它工程建設(shè)合同，對工程建設(shè)實施的專業(yè)化監(jiān)督管理。建設(shè)工程監(jiān)理可以使建設(shè)工程活動的全過程監(jiān)理，也可以是建設(shè)工程項目某一實施階段的監(jiān)理，如設(shè)計階段監(jiān)理、施工階段監(jiān)理等。針對我國目前監(jiān)理管理現(xiàn)狀，目前應(yīng)用最多的是施工階段監(jiān)理。而工程監(jiān)理文件則是工程監(jiān)理工作從準(zhǔn)備、實施到完成的全過程所形成的產(chǎn)生的進(jìn)度，質(zhì)量檢測、評估、投資控制及合同管理信息等各種原始記錄，它是工程質(zhì)量監(jiān)督和管理的原始性依據(jù)，具有極其重要的查考憑證作用。

　　一、建設(shè)工程監(jiān)理文件的作用

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件的管理，是指監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托，在進(jìn)行建設(shè)工程監(jiān)理工作期間，對建設(shè)工程實施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件進(jìn)行收集、整理、分類、組卷、歸檔和提供利用等一系列工作。建設(shè)工程監(jiān)理文件管理的對象是監(jiān)理文件，它們是工程建設(shè)監(jiān)理信息的主要載體之一；工程監(jiān)理在造價、質(zhì)量和進(jìn)度控制過程中，產(chǎn)生大量監(jiān)理通知單、來往函件，工程月付款報審表、工程計量單、開工報審表、監(jiān)理工作聯(lián)系單、例會紀(jì)要、竣工結(jié)算審核意見書等常規(guī)文件，也產(chǎn)生工程事故處理意見書、專題會議紀(jì)要、工程暫停、復(fù)工令等因解決施工過程發(fā)現(xiàn)的非預(yù)見性的問題而形成重要文件；這些監(jiān)理文件與工程資料一起構(gòu)成了工程管理的全貌，缺一不可；監(jiān)理文件的齊全、完整、準(zhǔn)確，反映了工程管理的全貌和真實的過程。。

　　（2）齊全完整的監(jiān)理文件具有重要的憑證作用。

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件全面、真實的記錄了工程監(jiān)理工作的全過程、并客觀地反映了工程管理的現(xiàn)狀，因而工程監(jiān)理資料在日后的調(diào)查取證中有著不可取代的作用。

　　2012年8月24日5時30分，哈爾濱陽明灘大橋（引橋處）發(fā)生坍塌，有4輛大貨車墜入橋下，造成3人死亡、5人受傷。國家安監(jiān)總局組織7名國家級專家成立事故鑒定組，對建設(shè)工期僅為18個月的我國長江以北地區(qū)最長的超大型跨江橋進(jìn)行現(xiàn)場查勘、取證，對竣工檔案、監(jiān)理文件進(jìn)行封存，對關(guān)鍵數(shù)據(jù)核算，初步判斷，超載是橋塌的主要原因和最直接原因。由此可見建設(shè)工程監(jiān)理文件在調(diào)查取證中有著何等重要的作用

　　（2）監(jiān)理文件與工程施工過程形成的施工技術(shù)文件具有交叉印證的作用。

　　在工程實施過程中，工程監(jiān)理監(jiān)督工程施工是否符合相關(guān)規(guī)定，是否按圖紙技術(shù)要求施工，是否滿足用戶需求實現(xiàn)設(shè)計目的，它們彼此作用、互相監(jiān)督，共同記錄工程建設(shè)的全過程，所形成的施工技術(shù)文件和監(jiān)理文件交叉印證工程的全過程。工程項目開工前，施工單位需要進(jìn)行施工方案報審，施工進(jìn)度報審，監(jiān)理單位在審查合格并確認(rèn)后施工單位方可進(jìn)行下一步工作；施工單位形成開工報告和竣工報告均應(yīng)由施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位三方確認(rèn)，監(jiān)理工作月報和月付款報審材料中所反映的開、竣工時間應(yīng)與開竣工報告一致。

　　二、工程監(jiān)理資料收集歸檔工作中存在的一些問題

　　作為一名長期工作在企業(yè)檔案管理部門的工作者，在竣工文件驗收和監(jiān)理文件的接收過程中，在工作期間發(fā)現(xiàn)近年來監(jiān)理資料工作雖有較大進(jìn)步，但依然存在許多亟待解決的問題：

　　1、一些常見的資料收集不齊全

　　體現(xiàn)日常管理的工程監(jiān)理例會、監(jiān)理工程師通知單與回復(fù)單、月付款報表和月工程量報表等文件，河北省建設(shè)廳頒發(fā)的《河北省建筑工程技術(shù)資料管理規(guī)程》中除工程監(jiān)理例會外都有標(biāo)準(zhǔn)表格，根據(jù)監(jiān)理過程形成的各種記錄表格，若不齊全則是監(jiān)理單位沒有做好平時的積累。尤其是監(jiān)理通知單與回復(fù)，反映了監(jiān)理單位和施工單位在處理問題的態(tài)度與方法，沒有通知單則看不出事件起因和監(jiān)理單的處理意見，沒有回復(fù)則看不出施工單位的做法和事件最終處理結(jié)果。存在監(jiān)理單位往往只注意收集自己形成的監(jiān)理工程師通知單，而不注意積累施工單位反饋的回復(fù)單，導(dǎo)致過程文件缺失。

　　2、簽字不全或不規(guī)范

　　為保證檔案長期有效的保存，真正起到憑證作用，項目施工過程，項目總監(jiān)理工程師和專業(yè)監(jiān)理工程師要在大量的文件和記錄中簽字確認(rèn)，要求用碳素墨水或黑色碳素筆簽字。

　　在竣工的監(jiān)理文件驗收過程中，發(fā)現(xiàn)很多簽字為代簽或簽認(rèn)不規(guī)范。造成代簽現(xiàn)象的原因是：一是專業(yè)監(jiān)理工程師代替總監(jiān)理工程師簽字，二是總監(jiān)理工程師代替專業(yè)監(jiān)理師工程師簽字，更有甚者是未有監(jiān)理執(zhí)業(yè)資格的人來代替監(jiān)理前期。第一種情況中，項目總監(jiān)理工程師是由監(jiān)理法定代表人書面授權(quán)全面負(fù)責(zé)委托監(jiān)理合同的履行，主持項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作，這些職責(zé)是專業(yè)監(jiān)理工程師所無法替代的，國家及河北省相關(guān)部門對監(jiān)理表格中的簽字有具體規(guī)定，哪些必須總監(jiān)簽字，哪些只需專業(yè)監(jiān)理工程師簽認(rèn)既可。哪些是需總監(jiān)和專業(yè)監(jiān)理工程師共同簽認(rèn)的。都做了詳細(xì)規(guī)定；第二種情況中，雖然總監(jiān)理工程師比專業(yè)監(jiān)理工程師具有更高的權(quán)限，但是專業(yè)監(jiān)理工程師是負(fù)責(zé)某一專業(yè)或方面的監(jiān)理工作，比如旁站監(jiān)理工程師，所以總監(jiān)理工程師雖然是監(jiān)理項目負(fù)責(zé)人，但其不是能精通所有專業(yè)的特殊的監(jiān)理的；第三種情況的出現(xiàn)，嚴(yán)格說是瀆職，一旦出現(xiàn)責(zé)任事故，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，不但追究被代簽人的責(zé)任，還要追究代簽人的責(zé)任。

　　3、監(jiān)理工作不規(guī)范導(dǎo)致監(jiān)理文件收集困難

　　在實際監(jiān)理工作中，一個總監(jiān)及其項目部經(jīng)常同時負(fù)責(zé)多項委托監(jiān)理合同的監(jiān)理工作。在簽發(fā)各種監(jiān)理文件時將所有監(jiān)理合同的文件統(tǒng)一編大流水號，比如監(jiān)理工作月報、工程例會、月付款報審表等。工程竣工后移交資料時又將這些資料分別按合同組卷歸檔，這樣就形成了同一類資料在各自合同中的編號不連續(xù)。以監(jiān)理工程師通知單為例，可能造成1、3期出現(xiàn)在監(jiān)理合同1資料中，而2、4期出現(xiàn)在監(jiān)理合同2的資料中，給監(jiān)理單位資料人員的收集整理工作帶來不便，給檔案驗收帶來不必要的誤解。

　　三、如何做好監(jiān)理文件的積累、分類、整理工作

　　1、強(qiáng)化檔案意識，做好監(jiān)理資料積累，有效保證竣工監(jiān)理文件的齊全、完整、準(zhǔn)確

　　監(jiān)理單位要在實際工作中加強(qiáng)檔案意識，克服監(jiān)理人員因“重監(jiān)理輕記錄，重現(xiàn)場輕案頭”的思想，克服監(jiān)理工作事務(wù)繁忙時漏記錄的現(xiàn)象，克服留在手邊、用時方便不向資料員移交的現(xiàn)象，明確專人負(fù)責(zé)，對日常工作的各種記錄做好收集、分類、整理、整編工作，項目總監(jiān)要不定期檢查、督促資料員的工作，在布置各專業(yè)監(jiān)理工程師工作任務(wù)的同時，明確其工作范圍的文件收集和向資料員移交的責(zé)任；監(jiān)理公司應(yīng)把監(jiān)理文件的收集、歸檔工作納入監(jiān)理管理制度中去，對項目監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理文件進(jìn)行的不定期抽查、檢查、考核。這樣就形成了從上而下，總監(jiān)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人，立體全面的監(jiān)理文件管理制度和考核體系，從而提高監(jiān)理資料的工作質(zhì)量，避免了項目結(jié)束后才開始收集，才開始對缺失文件后補(bǔ)的情況，保護(hù)了檔案是真實性、原始性，為竣工后監(jiān)理資料的順利移交工作奠定基礎(chǔ)。

　　2、強(qiáng)化監(jiān)理人員培訓(xùn)，增強(qiáng)其檔案意識，明確監(jiān)理人員歸檔責(zé)任

　　檔案管理人員要及時跟蹤、指導(dǎo)監(jiān)理文件的形成過程，對監(jiān)理人員進(jìn)行檔案收集、整理專門培訓(xùn)，明確監(jiān)理文件歸檔范圍和要求，對監(jiān)理文件驗收、歸檔過程中常見問題進(jìn)行剖析，并與監(jiān)理人員共同探討解決和應(yīng)對辦法，從而真正達(dá)到提高監(jiān)理人員歸檔意識和責(zé)任的作用。由于計算機(jī)的普及，監(jiān)理過程形成的各種記錄、報告、通知書等一般均用70-80g的復(fù)印紙打印，而不再向定額站購買現(xiàn)成的可復(fù)寫多份的專用表格，但是監(jiān)理工程師和總監(jiān)在監(jiān)理過程所形成的文件往往要求一式三份以上，所以在墊復(fù)寫紙簽字時會發(fā)現(xiàn)，第三份以后的復(fù)寫效果會越來越差，到第五份幾乎是看不出有簽字的痕跡，這也就個監(jiān)理人員提出了更高的要求，要求更細(xì)心、更細(xì)致地檢查一下簽字效果，為下一步收集、分類、整編和檔案驗收提供便利。

　　3、堅持監(jiān)理文件的形成、收集、整理、歸檔與工程建設(shè)同步

　　堅持監(jiān)理文件的收集、整理、歸檔與工程建設(shè)同步，堅持監(jiān)理文件與竣工文件驗收同步，發(fā)揮監(jiān)理文件與工程竣工文件的互相印證作用。

　　工程施工與工程監(jiān)理是工程建設(shè)不可分割的兩個部分，監(jiān)理工作是對施工工作監(jiān)督管理，施工是在監(jiān)理的指導(dǎo)監(jiān)管下的工程實體建設(shè)，兩者既矛盾有統(tǒng)一。監(jiān)理資料中有變更要求和記錄，工程竣工文件中就應(yīng)有相應(yīng)的設(shè)計變更材料或工程聯(lián)系單，并對圖紙進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注修改，因此，如果工程竣工資料與監(jiān)理資料同時移交歸檔，技術(shù)人員進(jìn)行實體驗收和竣工文件審核能相對應(yīng)，檔案部門驗收會互為補(bǔ)證、互為印證、查漏補(bǔ)缺，可以有效地解決一些重要零散文件難以審查出來的問題，大大提高監(jiān)理資料歸檔的齊全完整度。

　　建設(shè)工程文件的形成是與工程建設(shè)同步的，由于項目建設(shè)周期長短不一，所以要求廣大檔案工作人員要更細(xì)心、更耐心的進(jìn)行項目跟蹤指導(dǎo)；要求監(jiān)理人員要牢固樹立檔案意識，從細(xì)微入手，做好監(jiān)理文件的形成、積累；要求監(jiān)理單位完善檔案管理制度，并有效執(zhí)行，切實提高監(jiān)理人員的檔案歸檔意識和水平，從根本上避免監(jiān)理文件中常見問題，保證監(jiān)理文件的齊全、完整、準(zhǔn)確；由于監(jiān)理行業(yè)在我國起步較晚，還有許多工作有待我們?nèi)ネ晟疲�還有許多新問題有待我們?nèi)パ芯浚�還有許多工作有待我們?nèi)ソ鉀Q。

　　作者簡介：徐志紅，女，1968年11月出生，本科，河北鋼鐵集團(tuán)邯鋼公司檔案館，副研究館員，曾發(fā)表過《淺談電子文件歸檔與電子檔案管理》、《強(qiáng)化企業(yè)重點項目檔案管理工作》、《開拓創(chuàng)新做好工程總承包項目檔案管理工作》、《維護(hù)企業(yè)建設(shè)項目施工技術(shù)文件質(zhì)量之實踐》等多篇論文。